Le n°1 de l’immobilier sur Internet gère la paie avec Sage

Depuis sa création en 1992, le groupe SeLoger.com s’est imposé comme la place de marché de référence en France pour la rencontre de l’offre et de la demande en matière immobilière, notamment grâce au succès de son site phare SeLoger.com. Aujourd’hui, le groupe compte près de 300 salariés répartis sur différentes structures et réalise un chiffre d’affaires de 82,7 millions d’euros (2010).

Pour accompagner sa croissance SeLoger.com modernise son système d’information et retient les solutions Sage pour renforcer l’ensemble des processus de gestion qui interagissent avec la paie : absences, notes de frais, formation…

C’est en 2008 que le Groupe décide de changer son logiciel de Paie pour se tourner vers une solution, qui, au-delà des traditionnelles fonctions de gestion de la paie, permette de renforcer l’automatisation des processus liée à la gestion du personnel.  « Nous souhaitions disposer d’un logiciel de Paie qui s’interface avec des solutions nous accompagnant dans la gestion des absences, des notes de frais ou encore de la formation de l’ensemble de nos collaborateurs, souligne Béatrice Francini, Responsable de la gestion du personnel de SeLoger.com. Les solutions Sage qui nous ont été présentées par notre partenaire Kesys nous ont ainsi séduits pour leur capacité à répondre à l’ensemble de ces besoins, tout en respectant les attentes fonctionnelles de notre direction administrative et financière ». La solution Sage Paie Editions Pilotées et le module Gestion de la Formation ont ainsi été déployées par Késys qui, en tant que Centre de Compétence Sage, a également accompagné les collaborateurs dans la prise en main de ces solutions. « Késys a su comprendre nos spécificités et nous proposer avec Sage Paie SQL un outil qui nous permet un gain de temps précieux. C’est tout naturellement que nous leur avons confié la maintenance de la paie et que nous faisons appels à eux lors de l’installation des mises à jours »

L’automatisation des commissions commerciales évite les risques d’erreurs

Chez SeLoger.com, de nombreux commerciaux sont commissionnés. Pour son « Fast Paie », la société entendait s’appuyer sur une solution de gestion de la Paie compatible avec ses process liés à la gestion des commissions commerciales. « Ces commissions sont gérées dans des tableaux de bords Excel, précise Béatrice Francini. Avec notre ancien système, nous étions tenus de ressaisir l’ensemble des informations de ces fichiers pour le calcul des commissions. Aujourd’hui, nous pouvons importer le montant déjà calculé dans la rubrique de paie. L’automatisation de ce procédé nous évite ainsi les risques d’erreurs dans la saisie des données, mais également de gagner un temps précieux dans la gestion de notre paie mensuelle ».

Une gestion des notes de frais et des absences dématérialisée

Sage Paie, associé au SIRH de Sage, permet également à SeLoger.com d’automatiser la gestion des notes de frais ainsi que celle de toutes les absences de son personnel : demande de congés, arrêts maladies, RTT… Une démarche également gérée auparavant à partir de fichiers Excel. « Désormais, nous avons une interface entre Sage Paie et Sage SIRH, grâce à laquelle ces procédures sont automatisées, ajoute Béatrice Francini. Les salariés saisissent leurs notes de frais ou leurs demandes de congés dans le système, qui sont alors importées directement dans la Paie de Sage ». Les écritures comptables sont ensuite envoyées à la comptabilité également de manière automatique. « Nous avons ainsi supprimé toutes les procédures papiers relatives à ces différentes demandes, accélérant la gestion de ces démarches et améliorant leur fiabilité. »

Un suivi du DIF optimisé

Seloger.com a fait le choix de se doter du module de Formation de Sage Paie permettant de valoriser son capital humain de façon optimum, de répondre aux attentes individuelles (bilan de compétences, DIF), tout en réalisant des économies et en assurant un suivi en temps réel des activités de formation. « La Gestion de la Formation permet un suivi administratif des formations effectuées : conventions, factures, programmes de formation, feuilles de présence… et une évaluation qualitative des sessions. Les formations suivies par les collaborateurs sont toutes archivées dans le module de gestion. Cela constitue un référentiel de compétences auxquels chacun pourra se référer à tout moment. Nous pouvons ainsi gérer, suivre et contrôler toutes les données concernant les formations, passées, présentes, à venir ou à planifier, de l’entreprise.»

Au travers du module de Formation de Sage Paie, SeLoger.com dispose d’un décompte précis des heures DIF pour chaque salarié. « Nous avons gagné en visibilité sur le suivi des demandes de ces congés formations, tout en automatisant le décompte de ces heures dans la Paie » ajoute Béatrice Francini qui peut ainsi suivre précisément et en temps réel les coûts liés aux activités de formation de son entreprise.

Le lien naturel du module de Formation avec le module de Paie offre la possibilité de valoriser les coûts salariaux du plan de formation. « Relié à la Paie, ce module nous permet de budgéter notre plan de formation, de connaitre son impact financier et d’en mesurer les écarts avec les dépenses réalisées »

La gestion des absences gagne en efficacité avec les Editions Pilotées

Aujourd’hui, Seloger.com entend bien continuer à gagner en performance et accentuer sa croissance. Pour cela, l’entreprise a plus que jamais adopté une démarche proactive avec Sage Editions Pilotées. Fondées sur l’alerte et l’anticipation cet outil permet de réaliser de nombreuses requêtes à partir d’informations puisées dans la Paie. « Ces analyses nous offrent une visibilité optimale notamment sur les types d’absences ou les nombres d’arrêts maladie par service, explique Béatrice Francini. Ces informations peuvent ainsi nous signaler d’éventuels problèmes dans certains services ».
Utilisaient dans le cadre de la gestion de la paie mais aussi du contrôle de gestion, les Editions Pilotées de Sage Paie permettent ainsi à SeLoger.com de renforcer sa stratégie de gestion de l’absentéisme et d’analyser son activité pour prendre au bon moment, les bonnes décisions.

Les plus des solutions Sage

• L’automatisation des processus de gestion du personnel lié à la paie : notes de frais, formation et absences
• Les capacités d’analyses offertes par les Editions Pilotées 
• L’interface entre Sage Paie et le Sage SIRH

Fiche d’identité SeLoger.com

• Activité : place de marché Internet spécialisée dans l’offre et la demande d’annonces immobilières
• Nombre de salariés : 300
• Chiffre d’affaire : 82, 7 Millions d’euros
• Siège sociale : Paris

La Configuration Sage

• Sage Paie
• SQL serveur
• Éditions Pilotées
• Sage SIRH