Filiale du groupe La Poste, la société Maileva est spécialisée dans la gestion externalisée de documents et de courriersen mode ASP. Elle offre ainsi à ses clients des services à forte valeur ajoutée, qui leur permettent de gagner du temps et de l’argent sur toutes leurs opérations de mailing et de marketing direct. Pour gérer les finances de cette société en forte croissance, prendre en compte des problématiques particulières liées à la facturation et piloter l’activité de l’entreprise, Maileva fait confiance à Sage ERP X3 Premium Edition, comme l’explique Fabrice Occelli,Chef de projet informatique.
En 2002, lors de la création de la société, Maileva choisit la solution Sage Intégrale pour gérer la comptabilité ainsi que la facturation clients et fournisseurs. En 2006, décision est prise d’évoluer vers Sage ERP X3 Premium Edition. « Deux raisons principales à ce besoin d’évolution, explique Fabrice Occelli. La solution Sage Intégrale n’était plus adaptée à nos besoins. Pour accompagner la forte croissance de l’entreprise et atteindre nos objectifs de développement, il nous fallait des outils de gestion plus modernes et plus puissants. Deuxième raison : en 2006, nous avons engagé un processus global de refonte du système d’information de Maileva. Le renouvellement de la solution de comptabilité / facturation s’inscrivait clairement dans cette perspective. »
Des pré-requis techniques et fonctionnels indispensables
Un cahier des charges est rédigé en interne, impliquant le service informatique et les principaux utilisateurs des services Comptabilité et Administration des ventes.
« Nous avions tout d’abord des préconisations techniques, précise Fabrice Occelli. Nous voulions une solution qui fonctionne sous SQL Server et qui sache échanger des données avec les autres applications de l’entreprise en s’appuyant sur les technologies les plus récentes (web services, etc.). Il était important que la migration se fasse simplement et que l’on puisse récupérer les données issues du précédent logiciel. D’autre part, sur le plan fonctionnel, nous avions des exigences précises. La comptabilité de Maileva est tout à fait standard : nous voulions que la nouvelle solution soit souple et ergonomique, pour faciliter la vie des utilisateurs. Pour ce qui est de la facturation, nous avions des besoins spécifiques. Nous commercialisons deux types de produits bien différents :
le courrier standard et la lettre recommandée électronique. Les factures que nous émettons doivent impérativement les traiter séparément. De même, nous devons obligatoirement faire ressortir les frais d’affranchissement à part. Enfin, nous avions besoin d’une comptabilité analytique. La Direction souhaite en effet pouvoir disposer de tableaux de bord complets pour piloter l’activité de l’entreprise au niveau le plus fin. »
Un appel d’offre est lancé, plusieurs éditeurs et intégrateurs sont consultés, des démonstrations sont organisées, et c’est finalement Sage ERP X3 Premium Edition qui est choisi, début 2007. « Cette solution répondait à toutes nos exigences techniques et fonctionnelles. De plus, nous avons été convaincus par le professionnalisme et la compétence de l’intégrateur Kesys. »
Migrer facilement vers la nouvelle solution Sage
La reprise des données se déroule sans aucun problème. « Késys possède une double compétence : ses consultants connaissent aussi bien Sage Intégrale que Sage ERP X3 Premium Edition. Ils n’ont donc eu aucun mal à extraire de l’ancien système les données de 2007 – ce que nous avons demandé – pour les injecter dans le nouveau. »
Les développements spécifiques sont menés à bien sans retard ni difficultés particulières. « Nous avons pu mettre en place une facturation par gamme de produit et type d’affranchissement. Nous avons aussi développé
des processus sophistiqués d’échanges de données avec le reste du système d’information de l’entreprise. Késys nous a quasiment fait du sur-mesure et cela marche très bien. Autre nouveauté : le circuit électronique des signatures pour la validation des commandes. Grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, tout peut désormais se faire de façon totalement dématérialisée. C’était l’un des objectifs du projet. »
Respecter les coûts et les délais
Le succès d’une telle opération requiert une vigilance particulière. « Nous devons veiller à respecter les coûts et les délais. Grâce à Sage et Késys, nous sommes restés dans le cadre de ce qui avait été planifié dès le départ. Pour les développements spécifiques, il est essentiel de bien cadrer en amont les besoins des utilisateurs et de s’y tenir, sans être tenté de greffer de nouvelles demandes en cours de route. »
Ouverture et évolutivité
Le nouveau système est mis en production en septembre 2007. Les utilisateurs (une dizaine au total) sont formés rapidement et prennent facilement en main le nouveau produit. « Nos objectifs sont atteints à 100%, dit Fabrice Occelli. Sage ERP X3 Premium Edition répond tout à fait à nos besoins. C’est un produit puissant, capable d’évoluer, qui s’intègre parfaitement au système d’information de notre entreprise. Très ouvert
et communiquant, ce sera un atout précieux pour la réussite de nos prochains chantiers :
le reporting et la Business Intelligence. »
