Les notions onboarding et offboarding font partie intégrante du vocabulaire des ressources humaines. Ils décrivent deux étapes courantes mais qui a toute son importance dans la vie d’une entreprise : l’entrée et la sortie d’un salarié d’une organisation. La qualité d’accueil d’un collaborateur est primordiale, elle doit lui permettre de s’adapter à la culture de l’entreprise et de s’intégrer avec aisance pour être opérationnel rapidement. Le départ ne doit pas être négligé afin d’assurer la transmission des informations et des documents de manière optimal.
Organiser et préparer l’arrivée d’un collaborateur avec l’onboarding
L’onboarding permet de regrouper toutes les tâches à accomplir à l’arrivée d’un salarié sur un poste. Ce processus va concerner aussi bien un nouveau collaborateur, qu’un salarié qui change de fonction au sein même de la société. Il démarre au moment où le candidat accepte la proposition d’embauche.
Entre le temps passé à réaliser le processus de recrutement, les prestations éventuelles de cabinets de recrutement, l’achat et la mise à disposition du matériel (mobilier, informatique, badges d’accès…), l’intégration et la formation, le coût estimé d’une embauche est comparable à une année de salaire brut du nouveau salarié. On en déduit facilement pourquoi il y a de plus en plus d’entreprises qui s’intéressent au sujet depuis quelques années, à commencer par celles qui recrutent sur un marché en difficulté.
L’intégration d’un collaborateur demande donc un processus bien organisé pour éviter de perdre un salarié de valeur à cause d’une mauvaise première impression. D’après Guillaume Allain, en expert SIRH, seul 3,8% des nouvelles recrues quittent leur poste à partir du premier jour de travail, et d’après le cabinet Deloitte plus de 22% quitteraient l’entreprise dans les premiers mois après l’embauche.
Les conséquences de ces arrivées manquées ne sont pas à écarter, aussi bien pour des questions de marque employeur que pour des raisons de productivité ou financières.
Le salarié aura de nombreux défis à surmonter à son arrivée : prise d’un nouveau poste, acculturation, rencontre de nouveaux collaborateurs, intégration, et également la découverte d’un nouvelle endroit (ville, region, pays …)
L’onboarding va permettre au nouveau collaborateur d’avoir plus de visibilité et se projeter dans l’entreprise à long terme.
Le processus d’arrivée concrètement :
Avant l’arrivée du salarié
Si certaines tâches sont attribuées naturellement au DRH comme par exemple la création du dossier RH (Le RIB, les documents d’identité, coordonnées, numéro de sécurité sociale…), son intégration concerne toute l’organisation.
- Le responsable RH : Son rôle de chef d’orchestre pour rassembler et mobiliser les différents services impactés par la venue d’un salarié.
- Le manager : on rôle est de préparer le planning d’intégration et prevoir le programme de formation
- Le service informatique : il configure et installe les comptes emails et le matériel informatique de la nouvelle recrue.
- L’assistant administratif (l’office manager) : commande les clefs, le badge d’accès.
- L’assistant RH (le gestionnaire de paie) : saisie les données RH du collaborateur dans son plan de paie et élabore les bases de calcul du salaire du nouveau salarié.
- L’accompagnant (un collaborateur) : accompagne l’intégration du salarié, lui présente la culture d’entreprise
Le jour de son entrée dans l’entreprise
La nouvelle recrue doit se sentir attendu, car il va ressentir un besoin de reconnaissance. En effet, une bonne partie de la réussite de l’intégration va passer par un bon accueil du manager et d’une présentation à l’ensemble de l’équipe ainsi que du matériel prêt et opérationnel.
Idéalement, le manager va préparer en premier lieu et a minima le planning de la première journée salarié : présentation des équipes, découverte des produits et services de l’entreprise, présentation de la vision stratégique et prise de connaissance des projets en …
Dans les jours, semaines qui suivent
Il est primordial de permettre au salarié de célébrer ses premières victoires rapidement. Par exemple, un rédacteur doit par exemple rapidement publier son premier article, un commercial réaliser sa première démonstration ou un consultant répondre à ses premières demandes de maintenance.
Le DRH doit également jouer un rôle de conseiller dans ce processus et s’assurer que l’intégration se déroule dans de bonnes conditions.
Anticiper et gérer le départ d’un salarié avec l’offboarding
L’offboarding est le processus contraire de l’onboarding et prépare le départ d’un collaborateur de son poste ou de l’entreprise.
S’il y’a une mauvaise gestion du départ du salarié, il aura un impact négatif sur les équipes : perte de connaissances et de compétences, équipes debordées car ils doivent compenser le départ du collaborateur, perte de productivité, sécurité des données…
Le processus d’offboarding en pratique
Avant le départ du collaborateur
Le manager doit faire attention à ne plus attribuer de projets avec un temps de réalisation qui dépasserait la date de sortie du collaborateur, mais plutôt lui confier des missions qui aura pour but de documenter ses actions (CRM, notes, rapports et bilan d’activités…). Le manager doit également s’assurer que les projets en cours sont confiés à d’autres collaborateurs de l’équipe.
Le jour de son départ
Le salarié est reçu pour un entretien par son manager pour faire un bilan de fin de contrat. Le jour du départ, le salarié doit restituer tout le matériel qui lui a été confié. Il doit également s’acquitter des tâches administratives avec le service RH (solde de tout compte, attestations de fin de contrat, portabilité de la mutuelle d’entreprise …). Enfin, les accès du collaborateur et ses comptes seront fermés.
Après son départ
Quelques temps après le départ du collaborateur, nous conseillons de le recontacter pour lui proposer d’intégrer le club des anciens salariés ou bien l’inviter à participer à des événements (formels ou non).
Industrialiser les processus des arrivés et des départs : les fonctionnalités clés
La multitude des tâches rend ces deux processus pesants pour le service RH qui se retrouve être :
- le chef d’orchestre des différents services impliqués,
- le garant de la connaissance et de la bonne application des procédures par les managers,
- le maître du temps pour s’assurer que tout est prêt en temps et en heure,
- le responsable de la personnalisation du processus pour chaque collaborateur.
Personnaliser la gestion des entrées et sorties de l’entreprise
Personnaliser les différentes étapes d’onboarding et d’offboarding va toucher nécessairement l’expérience collaborateur. Le traitement de chaque arrivée manuellement est ingérable dans un contexte de croissance des effectifs. Pour automatiser votre processus, il vous faudra investir dans un outil. Il en existe de nombreux sur le marché. Pour bien le choisir, il faut veiller à ce qu’il vous propose, a minima :
- Un template d’email de bienvenue à personnaliser,
- Collecter des données administratives à travers un formulaire que l’on pourra exporter dans le dossier du collaborateur,
- D’établir la liste des missions à réaliser et de leur attribuer un responsable,
- De paramétrer des alertes d’échéance de missions.
Anticiper les tâches à réaliser
Mettre en place une solution de onboarding / offboarding vous permettra de prévoir toutes les étapes à suivre et de les faire évoluer avec un objectif d’amélioration continue. Prenez donc le temps d’analyser les rapports d’étonnement des nouveaux salariés, car ils sont une source d’information pour améliorer vos processus. Misez sur les bonnes pratiques et rajoutez des tâches pour faire de vos onboardings et offboardings des processus dynamiques.
Exemple de liste de tâches à réaliser :
Une solution de gestion de onboarding est identique à la baguette d’un chef d’orchestre. Il va permettre d’indiquer aux équipes le rythme et les différentes missions à réaliser, que ce soit la visite des lieux de l’entreprise, la présentation aux différentes business unit ou encore la démo des différents outils internes (outil de gestion des temps de travail, logiciel pour les notes de frais, la prise de congés…). Il va permettre au nouveau salarié de compléter son dossier RH et consacrer ainsi son premier jour à d’autre chose.
Une solution comme Poplee va vous permettre de paramétrer le processus d’onboarding et d’offboarding, puis d’organiser des entretiens afin de vous assurer que le collaborateur a bien vécu intégration.
